[ 文書工具箱-1]：使用Word合併列印功能製作營隊名牌

大家好！這裡是文書工具箱系列的第一篇。這個系列的文章，主要是想要總結我過去使用Word, Excel, 以及Powerpoint協助解決「生活中」或是「工作上」遇到的困難跟需求，摸索出的各種方法與經驗，希望各位讀者也可以從中有所收穫！

這一篇就先寫如何應用Word的合併列印功能做營隊的名牌！

首先，我們會先在Powerpoint中做出底圖，接著進入到Word中進行簡易的版面調整。最後，再將事先準備好在Excel的營隊學員資料利用「合併列印」的功能自動帶入，就不需花費時間逐張製作囉！

第一步：在Powerpoint 設計底圖

首先開啟Powerpoint，我們把投影片的版面配置改為「空白」，方便作畫。

接著插一個矩形後，在「繪圖工具」中設定好名牌的大小(例如高6cm x 寬9cm)。

稍微進行裝飾及插入標題、圖片後如下圖：

接著再選取所有物件後，點選右鍵→另存成圖片，並存成png檔。

第二步：在word中製作名片

接著，我們打開一個新的Word文件，先在「版面配置」→「邊界」調至「窄」，並「插入」表格，完成一個2欄*4列的表格。接著我們選取整個表格，在「表格工具」→「版面配置」中把每格的高與寬調整成和底圖的尺寸相等。

接下來我們先插入圖片：在邊界上方的白色區塊連點兩下滑鼠，進入頁首頁尾編輯模式。

將圖片插入於頁首頁尾編輯模式，可以避免在調整文字時誤選到圖片。

插入圖片後，點選頁首頁尾編輯工具中的「設計」→「文繞圖」→選取「文字在後」。

將圖片稍微調整大小後，複製圖片到8個格子中，並適當地調整位置之後，我們將滑鼠移動到灰色區域，在連點兩下，即可離開頁首頁尾編輯模式。

在離開頁首頁尾編輯模式後，雖然底圖看起來顏色較淡，但是在實際列印時不會受到影響！

接著輸入文字，調整字體、大小、並且在段落中將行距調整為「固定行高」，

可以利用微調數字來調整各行文字間的距離

第三步：在word使用合併列印功能，帶入學員資料

首先我們先完成一份excel名單，包含標題列(粉紅框)、以及學員的資料(藍框)

接著在Word中啟用合併列印：點選「郵件」→「啟動合併列印」後，點選「信件」；

接著選取檔案：點選隔壁的「選取收件者」→並選取「使用現有清單」→選取剛剛我們預先做好的檔案即可。

接著我們將游標移至第一格，點選「插入合併欄位」，依序將需要的欄位(如姓名等)插入。

為了要使Word能夠自行在下一格讀取下一位學員的資料，我們要再插入一個規則的標籤：將滑鼠游標移到第一格最後方，點選「規則」→「Next Record(下一筆紀錄)」

這時點選「預覽結果」，即可確認版面位置是否適當了。

可以反覆進行此步驟，進行文字位置的微調。

完成後再將預覽結果取消，並把第一格中的所有文字依序貼上到其他7格。

如果發現文字的版面和第一格不一致，記得使用「複製格式」來調整。

雖然這時版面會跑掉，不過不會影響到後續的結果。

按下「預覽結果」後，即可看見成品。

第四步：完成製作後，進行輸出。

在使用合併列印完成製作後，點選右側的「完成與合併」→「編輯個別文件」進行輸出。

輸出後的檔案名稱會變成「信件1」，這時便可以將檔案另存新檔後，匯出成PDF進行列印。

完成了！希望看完本篇的介紹，有讓你了解怎麼使用Word合併列印的功能快速的製作學員名牌，當然也可以應用在簡單的會議桌牌等等工作場合，也許就可以省略在PPT中製作底圖的功夫囉！

有任何問題，歡迎留言。