Kappa's Laboratory

大家好！這裡是文書工具箱系列的第一篇。這個系列的文章，主要是想要總結我過去使用Word, Excel, 以及Powerpoint協助解決「生活中」或是「工作上」遇到的困難跟需求，摸索出的各種方法與經驗，希望各位讀者也可以從中有所收穫！ 這一篇就先寫如何應用Word的合併列印功能做營隊的名牌！ 首先，我們會先在Powerpoint中做出底圖，接著進入到Word中進行簡易的版面調整。最後，再將事先準備好在Excel的營隊學員資料利用「合併列印」的功能自動帶入，就不需花費時間逐張製作囉！ 第一步：在Powerpoint 設計底圖 首先開啟Powerpoint，我們把投影片的版面配置改為「空白」，方便作畫。 接著插一個矩形後，在「繪圖工具」中設定好名牌的大小(例如高6cm x 寬9cm)。 稍微進行裝飾及插入標題、圖片後如下圖： 接著再選取所有物件後，點選右鍵→另存成圖片，並存成png檔。 第二步：在word中製作名片 接著，我們打開一個新的Word文件，先在「版面配置」→「邊界」調至「窄」，並「插入」表格，完成一個2欄*4列的表格。接著我們選取整個表格，在「表格工具」→「版面配置」中把每格的高與寬調整成和底圖的尺寸相等。 接下來我們先插入圖片：在邊界上方的白色區塊連點兩下滑鼠，進入頁首頁尾編輯模式。 將圖片插入於頁首頁尾編輯模式，可以避免在調整文字時誤選到圖片。 插入圖片後，點選頁首頁尾編輯工具中的「設計」→「文繞圖」→選取「文字在後」。 將圖片稍微調整大小後，複製圖片到8個格子中，並適當地調整位置之後，我們將滑鼠移動到灰色區域，在連點兩下，即可離開頁首頁尾編輯模式。 在離開頁首頁尾編輯模式後，雖然底圖看起來顏色較淡，但是在實際列印時不會受到影響！ 接著輸入文字，調整字體、大小、並且在段落中將行距調整為「固定行高」， 可以利用微調數字來調整各行文字間的距離 第三步：在word使用合併列印功能，帶入學員資料 首先我們先完成一份excel名單，包含標題列(粉紅框)、以及學員的資料(藍框) 接著在Word中啟用合併列印：點選「郵件」→「啟動合併列印」後，點選「信件」； 接著選取檔案：點選隔壁的「選取收件者」→並選取「使用現有清單」→選取剛剛我們預先做好的檔案即可。 接著我們將游標移至第一格，點選「插入合併欄位」，依序將需要的欄位(如姓名等)插入。 為了要使Word能夠自行在下一